Ett system som dekker alle fagområder like godt? Det finnes ikke. Likevel har mange tradisjonelt valgt totalsystemer fordi det virket enklere å forvalte. Men med åpne API-er har argumentet mistet kraft. Stadig flere velger det beste systemet for hvert fagområde og kobler dem sammen. Best of breed har blitt den nye standarden.
Dette er del 3 i en serie om FM-systemer og digital fasilitetsstyring. Del 1 handler om hva du må tenke på før anskaffelsen. Del 2 handler om hvordan du sikrer verdi i driftsfasen.
Fra totalsystem til samspill
Det finnes ingen leverandør som leverer en totalløsning som er best på alle fagområder samtidig. Velger du ett system som skal dekke alt, ender du opp med noe som er halvgodt på det meste.
Med moderne teknologi kan hvert fagområde få et spesialsystem tilpasset sine behov. Verktøy som gjør at de kan skape verdier for sitt fagfelt, i stedet for å støtte seg på et system utviklet for noe helt annet.
Sandefjord kommune sparte nesten åtte millioner kroner årlig da de gikk helhjertet inn i et dedikert renholdssystem. Rana kommune reduserte sykefraværet fra 18 til under 6 prosent. Fellesnevneren? De lot renhold få et verktøy utviklet for renhold.
Renhold: Fagområdet som ofte blir oversett
Noen fagområder innen Facility Management har alltid hatt mer makt over teknologivalgene enn andre. Teknisk drift og byggautomasjon har hatt digitale systemer i årevis. De sitter også nærmere beslutningene enn hva renhold gjør.
Paradokset er påfallende: Selv om renhold utgjør en av de største løpende kostnadspostene i drift av bygningsmasse, blir det ofte redusert til en modul i et FDV-system. En modul som i beste fall dekker det banale: en startplan, noen oppgavelister. Men ingen funksjonalitet for å optimalisere drift og videreutvikle faget.
Det er to farer ved dette. For det første får du et halvgodt system som ikke støtter kontinuerlig forbedring. For det andre: Når leverandøren videreutvikler, prioriterer de kjernesystemet, ikke tilleggsmodulene. Det som er «nice to have» for eiendomsavdelingen, er et kritisk verktøy for de som faktisk jobber i faget.
Best of breed handler om samspill
Renholderne er organisasjonens øyne ute i byggene. De ser lyspæren som har gått, lekkasjen, det ødelagte dørhåndtaket. Med riktig integrasjon dokumenterer de avviket i sitt system, og informasjonen flyter automatisk til FDV-systemet der riktig person kan håndtere det.
Flere systemer betyr ikke nødvendigvis mer kompleksitet. Tvert imot forsterker de hverandre.
De beste jobber slik i dag takket være ferdigbygde integrasjoner mellom spesialiserte renholdssystemer og de største FDV-løsningene. Sensordata justerer renholdsplaner dynamisk. Avvik havner automatisk hos eiendomsavdelingen. Kvalitetskontroller deles med kundene i sanntid. Uten manuell inntasting.
Markedet beveger seg mot mer åpenhet rundt API-er. Koblinger mellom data og systemer blir stadig lettere. Best of breed, åpne API-er og dataflyt mellom systemer har kommet for å bli.
Når kan et totalsystem likevel være riktig?
Best of breed passer ikke alle. Har du en liten organisasjon med begrenset IT-kompetanse og enkle behov, kan ett system være enklere å håndtere. Men jo større og mer kompleks organisasjonen er, jo mer taper man på å tvinge alle fagområder inn i samme løsning.
Og selv om du velger et totalsystem: Sørg for at det har åpne API-er. Behovene dine vil endre seg. Nye teknologier vil dukke opp. Og når det skjer, bør du helst ikke være låst til én leverandørs utviklingsplaner for de neste ti årene.
Leverandørlåsing: Den skjulte risikoen
Med et totalsystem kan du være låst i fem, seks, noen ganger ti år. Hvis systemet ikke gir fagområdene den støtten de trenger, har du ikke mulighet til å forbedre leveransene dine i hele denne perioden.
Med en best of breed-tilnærming kan du bytte ut enkeltkomponenter etter behov. Hvis et system ikke fungerer, erstatter du det uten å måtte rive opp hele infrastrukturen.Men dette krever at du stiller de riktige kravene fra starten:
- Still krav om åpne API-er.
- Still krav om at systemene skal kunne snakke med de løsningene du allerede har.
- Ikke godta systemer som lover å gjøre alt, hvis de «låser» deg inne.
Råd til eiendomssjefen
Står du foran et systemvalg som skal dekke flere fagområder, inkludert renhold, er dette mitt råd:
Ta med fagområdene tidlig i prosessen. La dem komme med sine behov. Respekter behovene, og tenk deg om to ganger før du konkluderer med at ett system kan dekke alle like godt. Har du funnet et slikt system, har du funnet noe jeg aldri har funnet.
Fokuser heller på å finne det riktige systemet for hvert fagområde, og sett krav til at leverandørene får dem til å snakke sammen.
Råd til renholdslederen
Som renholdsleder må du stå opp for dine egne behov. Ikke støtt deg på eiendomsavdelingen og anta at de forstår bedre hva din avdeling trenger.
Det er du som vet hvilke rom som trenger daglig oppfølging og hvilke som klarer seg med ukentlig. Du ser hva som faktisk skjer i bygget. Den innsikten fortjener verktøy som gir deg mulighet til å forbedre kvaliteten, optimalisere ressursbruken og videreutvikle faget. Ikke bare det minimale.
Oppsummert
Ett system som er best på alt finnes ikke. Men noe bedre finnes: Fagområder med egne verktøy, koblet sammen. Sandefjord sparte åtte millioner. Rana halverte sykefraværet. Ikke fordi de fant det perfekte systemet, men fordi de sluttet å lete.
FAQ: Ofte stilte spørsmål om best of breed vs. totalsystemer
Hva menes med best of breed?
Best of breed betyr at du velger det beste systemet for hvert fagområde, fremfor ett system som skal dekke alt. Systemene integreres gjennom API-er for å dele data og innsikt.
Er ikke flere systemer mer komplisert å administrere?
Ikke nødvendigvis. Med moderne API-er og integrasjonsløsninger kan systemer kommunisere sømløst. Du får spesialiserte verktøy som faktisk støtter hvert fagområde, fremfor ett system som er middelmådig på alt.
Hvordan unngår jeg leverandørlåsing?
Still krav om åpne API-er fra starten. Sørg for at systemene du velger kan integreres med andre løsninger, slik at du kan bytte ut enkeltkomponenter ved behov uten å måtte erstatte hele infrastrukturen.
Hva bør jeg kreve i en anskaffelsesprosess?
Involver alle fagområder tidlig. Still krav om åpne API-er og dokumentert integrasjonsevne. Vurder om behovene til hvert fagområde faktisk kan dekkes av ett system, og vær ærlig hvis svaret er nei.
.jpg)
.jpg)
