Kortversjonen
- Fredrikstad kommune driftet for dyrt og manglet oversikt over ressursbruken i renholdet.
- En politisk bestilling gjennom programmet «Bærekraft 25» krevde innsparinger på 6–6,5 millioner kroner.
- Med CleanPilot som styringsverktøy har kommunen fått full innsikt og kontroll over driften.
- Resultat: Innsparingsmålet er nådd, og overgått. Antall årsverk er redusert med 30 %, uten oppsigelser.
- Renholderne har gått fra skepsis til stolthet, og avdelingen vant kommunens HMS-pris.
Kundeprofil
- Bedrift: Fredrikstad kommune, Renholdsavdelingen
- Bransje: Offentlig sektor / Eiendom og renhold
- Sted: Fredrikstad, Norge
- Omfang: Ca. 430 000 m², ca. 260 bygg, 152 renholdere fordelt på fem geografiske soner
- Produkt i bruk: CleanPilot (Plan, GO, Direct og Value). I oppstartsfase på Economy og INSTA 800.
Utfordringen: Dyr drift, ingen oversikt
Da Fredrikstad kommune bestilte en ekstern gjennomgang av renholdet i 2017, var konklusjonen tydelig: Det var for få ledere, og ingen systematisk oversikt over ressursbruken.
«Vi hadde ikke kontroll på renholdet, rett og slett,» sier Anita Backlund, avdelingsleder for Syd og Øst og prosjektleder for implementeringen av CleanPilot.
Kommunen hadde rundt 430 000 kvadratmeter fordelt på 260 bygg, alt fra skoler og barnehager til sykehjem og omsorgsboliger, men ingen visste hva renholderne faktisk brukte tiden sin på.
«Det var opp til hver enkelt renholder å vurdere hva behovet var,» forteller Veronika Ekhaugen, avdelingsleder for områdene Vest og Ressursteam. «Selv om det var oppgitt en gitt frekvens, tok de i mye større grad egne vurderinger.»
Resultatet var en drift preget av variasjon og uforutsigbarhet. Praksis varierte fra sone til sone, og det fantes ingen felles standard for hva som skulle gjøres, hvor ofte, eller hvordan.
Med programmet «Bærekraft 25» ble det lagt inn konkrete innsparingstiltak på 6–6,5 millioner kroner i økonomiplanperioden fra 2022 til 2025. Allerede i 2020 hadde kommunen ansatt tre nye avdelingsledere: Anita Backlund, Ann-Kathrine Ørbeck og Veronika Ekhaugen. Året etter fikk Anita i oppdrag å lede prosjektet med digitale renholdsplaner. De visste hva de måtte gjøre, men de trengte et verktøy for å gjennomføre det.
«Vi hadde driftet for dyrt i forhold til sammenlignbare kommuner, og da trengte vi et styringsverktøy for å greie det,» sier Anita. «Vi avdekket mye urettferdighet ute på bygg og stor variasjon i ressursbruk, uten at noen hadde oversikt.»
Løsningen: Digitale planer, ett bygg om gangen
Ønsket om et digitalt planleggingsverktøy hadde stått på agendaen i mange år, men organisasjonen hadde ikke vært rustet til å håndtere det, verken ledelsesmessig eller på IT-siden.
«Det hadde vært gjort noen forsøk opp igjennom,» forteller Anita. «Men organisasjonsmessig var vi ikke klare før vi tre var på plass. Da hadde vi ressursene til å begynne å jobbe målrettet for å få dette på plass.»
Direktøren ga full støtte, og implementeringen av CleanPilot startet i 2022. Innføringen ble gjort trinnvis, med tydelige delmål og et tempo organisasjonen kunne håndtere.
«Vi målsatte veldig konkret til å begynne med. Innen 1. mars skulle alle skolene være ferdige. Så sto barnehagene for tur,» forteller Anita om planen de la. «Vi har jobbet veldig systematisk.»
Men selve systemet var bare halve jobben. Den virkelige utfordringen handlet om mennesker. Med 24 nasjonaliteter, språkutfordringer og renholdere som hadde jobbet på samme sted i årevis, var endringen vond for mange.
«Det var veldig mange som hengte seg opp i den tiden de 'ikke fikk',» sier Veronika. «Vi har jobbet lenge med å få bort fokuset på at dette er overvåking. For det var det mange som trodde i starten.»
Nøkkelen var involvering, tålmodighet og gjentagelse. De fem teamansvarlige ute i organisasjonen spilte en avgjørende rolle, sammen med tillitsvalgte og verneombud.
Veronika legger til: «Men nå opplever jeg at alle er trygge på at dette er et veldig godt hjelpemiddel for dem i hverdagen.»
Et konkret eksempel illustrerer hvordan CleanPilot avdekket skjult overkapasitet: På et sykehjem hadde de tre fulle stillinger i renholdet. Da planene ble lagt inn i CleanPilot, viste det seg at oppgavene tilsvarte to.
«Det er klart det ble et sjokk for renholderne der,» forteller Ann Kathrin. «Men etter hvert fant de ut at når de bare gjorde oppgavene som var planlagt, og luket ut alt det andre som ikke var planlagt, så klarte de seg fint med to.»
Resultatene: Kuttet bemanningen og vant HMS-pris
Resultatene taler for seg. Innsparingsmålet på 6,5 millioner kroner er nådd, og overgått.
«Det klarte vi. Og mer til,» sier Anita.
Fra 194 årsverk i 2017 er kommunen nå på vei ned mot 135, utelukkende gjennom naturlig avgang. Ingen har blitt sagt opp.
«Når det har vært et naturlig skifte, at noen har gått av med pensjon, eller sluttet, har vi hentet ut de gevinstene,» forklarer Anita. «Nå har vi kontroll på driften.»
Sykefraværet, som lenge hadde ligget høyt, viser en tydelig nedadgående trend, fra 16,6 prosent ned til i underkant av 13 prosent.
Innsatsen for arbeidsmiljø og systematisk HMS-arbeid ble belønnet med kommunens HMS-pris. Avdelingen har satset på sosiale fellesarrangementer som matfestivaler der renholdere lager mat fra sine hjemland, HMS-dager med aktiviteter, og en sterk kultur for samhold på tvers av bakgrunner.
Men samholdet er bare én side av saken. For mange renholdere var det digitale spranget skummelt i starten. Nå forteller de en annen historie. Et nettbrett med digitale renholdsplaner har gitt dem noe de ikke hadde før: en følelse av at jobben deres betyr noe.
«Jeg vet når jeg kommer på jobb hva jeg skal gjøre. Oppgavene ligger klare på skjermen,» forteller renholder Daniel Hildebrandt. «Det har forbedret oversikten over hele arbeidsdagen.»
«Når man går inn i en virksomhet man ikke har vært i før, får man veldig kjapt oversikten,» forteller Veronika. «Man får opp tegningen og ser veldig tydelig hva man skal gjøre den dagen. Så man bruker ikke tid på å orientere seg og lete. Det er det veldig mange som er takknemlige for i dag.»
Kanskje det sterkeste beviset på verdien kom da det i en budsjettdebatt ble foreslått å se på konkurranseutsetting av renholdet.
«Vi ga tilbakemelding om at vi ønsket å fortelle hva vi driver med,» forteller Anita. «Det går ikke an å bare si til politikerne at man trenger en sum penger for å drive renholdsavdelingen. Vi må dokumentere behovet vi faktisk har.»
Med alt de kunne hente ut av CleanPilot presenterte avdelingen driften for både politikere og kommunedirektøren, og kunne dokumentere alt de ble spurt om.
«Vi er egentlig i forkant nå med alt det vi gjør. Vi er også i en posisjon til å konkurrere, hvis det skulle bli aktuelt. Alt det vi gjør handler om å trygge arbeidsplassene våre, fordi vi nå har en langt sunnere drift. Det kan vi vise til hele veien.»
Den samme dokumentasjonen gir trygghet for den enkelte renholder. Når det kommer klager på at renhold ikke er utført, kan lederne gå inn og vise nøyaktig når og hvor jobben ble gjort.
Samarbeidet med Datec
De tre avdelingslederne er samstemte i sin vurdering av samarbeidet med Datec.
«Den har jo vært uvurderlig,» sier Ann Kathrin om støtten fra Datec, og trekker spesielt frem rådgiver Tore Skaret og Key Account Manager Gunn Lauritzen.
Anita utdyper: «Når vi sto fast, sendte vi en melding til Tore, og så ble det satt opp møter der og da, slik at vi kom videre. Det å ha en leverandør som er en så god sparringspartner og som forstår driften vår, det betyr mye.»
Veronika legger til: «Når vi har hatt møter og samlinger med Datec, har jeg blitt veldig inspirert. Vi har gått ut med lyst til å fortsette jobben. Det har vært veldig viktig for oss.»
Fremtiden: Ikke ferdige ennå
Fredrikstad kommune er ikke ferdige. De jobber nå med å legge inn økonomitall i CleanPilot for å kunne hente ut nøkkeltall som kvadratmeter per time, viktige styringsdata for direktører og politikere. INSTA 800-kontrollene rulles ut, slik at renholderne kan gjennomføre egne kvalitetskontroller.
De vurderer også å ta i bruk CleanPilot Value på Helseparken, et korttidssenter som fungerer som mellomstasjon fra sykehuset.
«Vi har lyst til å ta i bruk alt vi har mulighet til,» sier Anita. «Men vi gaper ikke over for mye av gangen. Dette er et system vi skal jobbe godt med over tid.»
Hva er det viktigste Fredrikstad kommune har fått med CleanPilot?
Anita: «Innsikt og kontroll.»
Ann Kathrin: «At vi bruker ressursene våre riktig.»
Veronika: «At renholderne har fått en større trygghet for oppgavene de skal utføre.»
Sammen skaper vi fremtidens renholdsbransje
Vil du ha bedre kontroll, smartere drift og medarbeidere som trives i jobben?
CleanPilot er en komplett skybasert løsning for planlegging, utførelse og oppfølging av renhold, og gir verdi til alle roller i verdikjeden:
- Planleggere: Lag fleksible planer og presise kalkyler med CleanPilot Plan.
- Renholdere: Få oversikt og eierskap til egen arbeidshverdag med CleanPilot Go.
- Ledere: Få sanntidsdata og full oversikt med CleanPilot Direct.
- Oppdragsgivere: Få innsikt og toveis kommunikasjon med CleanPilot Value.
I tillegg tilbyr vi løsninger for kvalitetskontroll, IoT-integrasjon, samt 24/7 opplæringsstøtte gjennom CleanPilot Academy.