FM-system: 4 feil du må unngå før anskaffelsen

Du kjenner kanskje historien: Et nytt Facility Management-system kjøpes inn, implementeringen går greit, men gevinstene dere forventet uteblir. Jeg har sett dette mønsteret gjenta seg i arbeid med digitalisering av renhold, som utgjør en vesentlig del av FM-budsjettet. Men noen organisasjoner lykkes faktisk. Forskjellen ligger i fire ting de gjør før anbudet skrives og FM-systemet anskaffes.

1. Inkluder fag før RFI-en skrives

En av de vanligste utfordringene vi ser, er når innkjøp og fag har jobbet i hver sin verden.

Innkjøp har gjort en grundig jobb med RFI, anbudsprosess og kontraktsinngåelse. Men når systemet skal tas i bruk, oppdager fagavdelingen at det ikke helt matcher deres arbeidshverdag.

Det vil ikke si at noen ikke har gjort jobben sin. Det vil si at de ikke har gjort den sammen.

Når innkjøp kobler seg av etter kontraktssignering, og fag skal overta et FM-system de ikke har vært med på å definere, blir det utfordrende å skape eierskap.

Konkrete tiltak som fungerer:

• Gjennomfør behovsanalyse sammen med fagavdelingen før RFI-prosessen
• Test gjerne systemer i markedet gjennom piloter (det gir uvurderlig innsikt)
• La fagpersoner delta aktivt i evaluering av tilbud
• Definer 3-5 konkrete KPI-er sammen (hva betyr faktisk «suksess»?)

Når fag og innkjøp først jobber sammen om behovsanalysen, dukker ofte et kritisk spørsmål opp: Hvilken arbeidsmåte skal FM-systemet understøtte?

2. Når du velger FM-system, velger du arbeidsmåte

Dette er kanskje det mest undervurderte aspektet ved systemvalg:

Et digitalt FM-system er ikke bare et verktøy, men det legger føringer for hvordan organisasjonen skal jobbe i mange år fremover.

Eksempel: Norges Idrettshøgskole

La meg dele et konkret eksempel fra en av våre kunder. Norges Idrettshøgskole (NIH) har allerede tatt steget fra frekvensbasert til behovsbasert renhold, noe som har vært en lønnsom øvelse.

NIH forvalter 72 000 kvadratmeter med aktivitet fra tidlig morgen til sent på kveld. Med 14 ansatte som rengjør 36 000 kvm daglig og ukentlig, var utfordringen klar: få full kontroll på renholdet og frigjøre tid til oppgaver som ellers må skyves på.

I 2020 tok de i bruk CleanPilot Connect og plasserte 70 sensorer rundt i bygningsmassen. De sparte gjennomsnittlig 40,5 timer per måned (totalt rundt 500 timer det første året). Møterom som tidligere ble rengjort daglig viste seg kun å være i bruk 2-3 ganger i uken, og ressursene kunne omfordeles til høytrafikk-områder. Under COVID-19 kunne den frigjorte tiden brukes til kritiske smittevernsoppgaver.

Som seksjonsleder Tore Sundby formulerer det: «Ved bruk av sensordata har vi full oversikt i sanntid. Den store effekten er at vi frigjør tid til å utføre oppgaver vi ellers må skyve på, og dette var ikke mulig før vi tok i bruk sensordata. Besparelsene er større enn kostnadene.»

Suksessen lå i NIH sin tilnærming: De startet med å definere sitt faktiske behov før de valgte CleanPilot Connect som teknologi som kunne støtte den arbeidsmåten.

Spørsmål du bør stille internt

Før dere begynner å vurdere systemer, anbefaler jeg at dere diskuterer:

• Ønsker vi å fortsette med frekvensbasert renhold, eller gå over til behovsbasert?
• Skal FM-systemet primært være et kontrollverktøy, eller skal det bidra til forbedring?
• Hvordan skal vi bruke dataene systemet genererer til å forbedre prosessene våre?
  
• Har vi ledere som vil følge opp, analysere data og drive kontinuerlig forbedring?
• Hvilke eksisterende systemer må FM-systemet kunne integreres med for at vi skal få full effekt?
• Hvordan skal vi sikre at data fra ulike systemer faktisk brukes sammen for beslutningsstøtte?
• Hvilke konkrete gevinster forventer vi, og hvordan skal vi dokumentere dem?
• Har vi definert KPI-er som måles i drift, ikke bare i anskaffelsen?

Svarene på disse spørsmålene bør styre systemvalget. Når dere først begynner å evaluere tilbudene, er det imidlertid lett å glemme hva som faktisk betyr mest for verdiskaping, og la prisen veie for tungt.

3. Se på pris i forhold til faktisk leveranse av FM-systemet

Offentlige anskaffelser er underlagt strenge krav til likebehandling og priskonkurranse, og det er viktig. Men «laveste pris» er ikke alltid «beste kjøp», spesielt ikke når det gjelder FM-systemer som skal brukes i mange år.

Hva vi anbefaler å vurdere:

• Total eierkostnad (TCO) over systemets levetid, ikke bare anskaffelsespris
• Kostnader for implementering, opplæring og vedlikehold
• Dokumenterte referanser på systemets brukervennlighet og adopsjon
• Leverandørens erfaring og evne til å følge opp i driftsfasen

Et billig FM-system som ikke tas i bruk, er bortkastet investering. Et system som kanskje har en høyere pris, men som faktisk gir effektivisering og bedre kvalitet, er god økonomi.

God praksis er å vekte tildelingskriteriene slik at kvalitet, funksjonalitet og leverandørens evne til å levere reell verdi teller minst like mye som prisen.

Selv med riktig prisvurdering og en solid leverandør, stopper verdiskapingen hvis FM-systemet ikke spiller på lag med resten av organisasjonen. Det må kunne integreres med andre verktøy for å gi reell effekt. Det leder oss til det siste punktet:

4. Still krav til dokumentert gevinst av FM-systemet

Nesten alle anbudsdokumenter vi ser etterspør API-er og integrasjonsmuligheter. Det er bra. Men vi ser altfor sjeldent krav om dokumentert gevinst av disse integrasjonene.

Dette er en tapt mulighet, fordi integrasjoner i seg selv ikke skaper verdi. Det er hva du gjør med dem som teller.

Som eksemplet fra Norges Idrettshøgskole viser, ga integrasjonen mellom sensorer og renholdsplaner en dokumentert besparelse på 40,5 timer per måned. Men det var ikke teknologien alene som bidro til dette. Det var kombinasjonen av åpne API-er, automatisk dataanalyse og evnen til å justere arbeidsprosesser basert på innsiktene.

Integrasjoner er ikke nok i seg selv. Datafangst er fånyttes hvis du ikke har verktøy til å analysere og handle på innsiktene. Det hjelper lite at sensorer varsler om lavt behov, hvis ingen bruker informasjonen til å justere planer og prioriteringer. Når dere stiller krav til integrasjoner, still også krav til hva FM-systemet kan gjøre med dataene det mottar.

Integrasjonsarkitektur: Totalløsning eller best-of-breed?

Dette kravet om integrasjonsevne leder ofte til et strategisk valg: Skal du velge «alt-i-ett»-systemer som dekker alle FM-funksjoner, eller spesialiserte systemer innen hvert fagområde (best-of-breed) som integreres.

Begge tilnærminger har sine fordeler: Alt-i-ett gir enklere forvaltning, mens best-of-breed gir dypere funksjonalitet der du trenger det mest.

Men selv med en alt-i-ett-løsning trenger du ofte åpne API-er for å integrere med sensorikk, smartbygg-systemer, eller fremtidige behov dere ikke kjenner til i dag. Velger du best-of-breed er god integrasjonsevne selve forutsetningen for at arkitekturen skal fungere.

Hva vi anbefaler å kreve

• Åpne API-er som gjør det mulig å integrere med andre systemer
• Dokumentasjon på hvordan integrasjoner har skapt verdi hos sammenlignbare kunder
• Faktiske tall på effektiviseringsgevinster (f.eks. «X timer spart per måned»)
• Mulighet for å integrere med fremtidige systemer uten å bli låst til én leverandør

Ved å stille krav om dokumentert gevinst, flytter du fokuset fra tekniske spesifikasjoner til faktisk verdiskaping. Dette gagner alle: Innkjøpere får bedre beslutningsgrunnlag, samfunnet får mer verdi for pengene, og leverandører som faktisk leverer resultater får konkurransefortrinn.

Det setter høyere krav til verdikjeden. Og det trengs!

Oppsummert: Slik lykkes du med FM-systemer

• Involver fag tidlig
• Tenk arbeidsmåte før teknologi
• Vurder pris ut fra effekt, ikke bare innkjøp
• Still krav til integrasjon og dokumentert gevinst

FAQ – ofte stilte spørsmål om FM-systemer

Hva er et FM-system?
Et FM-system (Facility Management-system) er en digital plattform som brukes til å planlegge, utføre og optimalisere tjenester som renhold, vedlikehold og drift i bygg og eiendom.

Hva bør du tenke på før du kjøper et FM-system?
Involver fagpersoner tidlig, definer ønsket arbeidsmåte, vurder totalkostnad og still krav til dokumentert gevinst og integrasjonsmuligheter.

Hva er forskjellen på alt-i-ett og best-of-breed FM-systemer?
Alt-i-ett-systemer dekker flere funksjoner i én løsning, mens best-of-breed består av spesialiserte systemer som integreres sammen.

Hvordan måler man gevinsten av et FM-system?
Gevinst måles ofte i tid spart, forbedret kvalitet og ressursutnyttelse. Det krever tydelige KPI-er og evne til å bruke data aktivt i driften.