Jobber du fortsatt etter en renholdsplan i papirformat?

Da vi skulle digitalisere renholdsplanene på en skole, fikk vi utdelt en utskrift der det sto: «Tømme askebeger». Røykeloven kom i 1988, så planen må ha ligget urørt lenge. Dette er dessverre ikke unikt. Mange jobber fortsatt med utdaterte renholdsplaner. Resultatet er ikke nødvendigvis dårlig kvalitet – mange renholdere strekker seg langt for å kompensere for manglende struktur. Men det har en pris. Uklare oppgaver skaper stress, usikkerhet og følelsen av urettferdig belastning, som tærer på motivasjon og arbeidsmiljø.

Når planene henger igjen, gjør kvaliteten det også

Som tidligere husøkonom og nå fagansvarlig i Datec, har jeg sett innsiden av renholdsbransjen fra mange vinkler, og situasjoner som dette er ikke uvanlige:

• Toaletter i en barneskole som oppleves skitne. Ikke fordi renholderne gjør en dårlig jobb, men fordi rektor har kjøpt for lite renhold.
  
  
• Et kopirom i et kontorbygg ble gjort om til stillerom og tatt i bruk daglig av ansatte. Renholderen tok ansvar og økte frekvensen på eget initiativ, slik at rommet holdt ønsket standard. Men fordi planen aldri ble oppdatert, ble innsatsen usynlig – både for ledelsen og i ressursregnskapet. Når flere slike endringer skjer over tid, uten at det fanges opp i systemet, risikerer man en vedvarende overbelastning for renholderen, samtidig som ledelsen mangler riktig grunnlag for å vurdere ressursbehov og dimensjonere riktig.

Når renholdsplanen ikke er oppdatert, forsvinner muligheten til å justere ressursene i takt med virkeligheten. Uten god oversikt blir alt ad hoc. Mange planer har ikke blitt revidert siden hockeysveisen var på moten. Men selv en fem år gammel plan kan være for gammel.

Dette handler ikke om mangel på innsats, men om manglende forventningsstyring. Renhold er ferskvare. Når et rom vurderes som skittent tre timer etter rengjøring, kan det skyldes for lav frekvens – ikke dårlig arbeid. Men uten tydelig plan og kommunikasjon er det som regel renholderen som blir stilt til ansvar. Fordi det er de brukeren møter. Ikke systemet bak.

Og når planene mangler fleksibilitet og digitale oppdateringer, står renholderne alene igjen i kryssilden mellom forventninger og virkelighet.

“Jeg vet ikke hva jeg skal prioritere”

Mange renholdere forteller at de kjenner på stress og manglende mestringsfølelse. Ikke fordi de ikke har gjort en god jobb, men fordi de er usikre på om de har gjort den riktige jobben.

Over tid kan denne uvissheten tære på alle og enhver. Usikkerhet og manglende oversikt bidrar til stress, som er en medvirkende årsak til sykefraværet vi ser i bransjen. Klare rammer og gode verktøy gjør en forskjell.

I et pilotprosjekt med en kommune fikk vi en tilbakemelding som gjorde inntrykk: En renholder fortalte at hun i pilotperioden kunne gå hjem med lavere skuldre, fordi hun visste at det hun hadde gjort var synlig for lederen og i tråd med planen. Da vet du at du har lyktes med digitaliseringen!

Uten forventningsavklaring, ingen rettferdighet

Renhold er usynlig arbeid. Du merker det først når det ikke er gjort. Derfor er det helt avgjørende med felles forståelse for hva som faktisk skal leveres. Forventningsavklaring handler ikke om å kontrollere folk, men om å skape trygghet og muligheten til å styre sin egen hverdag.

I dag finnes det digitale planleggingssystemer som gjør det mulig å bygge fleksible renholdsplaner, oppdatere dem i sanntid, følge opp kvaliteten og håndtere endringer, uten å miste oversikten. Det gir bedre styring, bedre arbeidsmiljø og færre misforståelser.

Det er lederens ansvar

Mange renholdsledere kvier seg for å “ta kontroll” – kanskje i frykt for å virke mistroiske. Men kontroll handler ikke om å overvåke. Det handler om å lede. Og som ledere har vi et ansvar: Å sørge for at medarbeiderne vet hva som forventes av dem, og at de har verktøyene de trenger for å lykkes.

Når du har god oversikt, kan du dimensjonere riktig, sikre avtalt kvalitet og samtidig holde kontroll på kostnadene.

Enda viktigere – med en digital plattform som legger til rette for åpenhet og toveiskommunikasjon, gir du renholderne mulighet til å påvirke sin egen arbeidshverdag. Struktur gir frihet. Transparens bygger samarbeid. Når både leder og medarbeider ser det samme bildet, kan dere spille hverandre gode – hver dag.

Tre enkle grep som gir deg bedre kontroll på renholdet

1. Gjør planen levende – og digital
   Renholdsplanen skal ikke være et statisk dokument i en perm. Den skal være et aktivt styringsverktøy som gjenspeiler dagens behov og virkelighet. Digitaliser planen og gjør det enkelt å oppdatere den i sanntid når bygg eller behov endrer seg. Det gir bedre styring, mer rettferdig arbeidsfordeling og færre misforståelser.
   
   
2. Skap struktur og transparens for å bygge trygghet
   Renholdere opplever ofte stress og usikkerhet når forventningene ikke er tydelige. Med en digital og transparent plattform som åpner for toveiskommunikasjon, får de større eierskap til egen arbeidshverdag. Når struktur og forventninger er klare, blir det også lettere å skape mestringsfølelse og samarbeidsklima i teamet.
   
   
3. Ta lederskapet – ikke kontrollen
   God ledelse handler ikke om å mistenkeliggjøre, men om å gi folk verktøyene de trenger for å lykkes. Sørg for at planene er oppdatert, at renholderne vet hva som forventes, og at du har oversikt til å fordele ressursene rettferdig – også når uforutsette endringer oppstår. Renhold er en samfunnskritisk funksjon. Led deretter.

Vet renholderne dine hva som forventes av dem – hver dag? Hvis ikke, er det kanskje du som må ta det første steget.

Renhold er en kritisk funksjon i samfunnet vårt. Når du som leder tar kontroll, skaper du trygghet, forutsigbarhet og rettferdighet for menneskene rundt deg. Det gagner både renholderne og brukerne av byggene dine.

Husk – det første steget trenger ikke være stort. Men det må tas. For det er slik vi bygger trygghet, tillit og kvalitet.

Én oppdatert plan av gangen.