Renhold som strategisk ressurs: Nøkkelen til økt kapasitet på norske sykehus?

Senger står tomme lenger enn nødvendig på norske sykehus. Ikke fordi det mangler pasienter, men fordi logistikken rundt renhold ikke er integrert godt nok med den øvrige driften. Løsningen? Digitalt renhold som kan halvere tiden det tar før en seng er klar til neste pasient. Men da må renhold bli en strategisk ressurs.

Alle vet at renhold er kritisk for hygiene, smitteforebygging og pasientflyt. Likevel behandles det ofte som en støttefunksjon, løsrevet fra kjernevirksomheten. Gjennom vårt arbeid med digitalt renhold på norske sykehus har vi sett hvilken forskjell det gjør når man snur på denne tankegangen.

Når strikken ikke kan tøyes mer

I mange år har løsningen vært den samme: Reduser renholdsfrekvensen. Fra fem til tre ganger i uken. Fra tre til én. Det er en endimensjonal øvelse som bransjen har holdt på med i årevis.

Men nå kan ikke strikken tøyes lenger: Ifølge SKDE har antallet akuttinnleggelser av pasienter over 75 år økt med 25 prosent de siste ti årene, og forventes å dobles innen 2040. Samtidig blir det færre i arbeidsfør alder, mens bransjen skriker etter arbeidskraft.

Svaret ligger ikke i å kutte mer i renholdsfrekvensen, men i å gå fra frekvensbasert til behovsbasert renhold, der oppgaver prioriteres basert på faktisk behov i sanntid med støtte fra digitale integrerte løsninger.

Behovsbasert renhold i praksis

Så hvordan går vi fra frekvensbasert til behovsbasert renhold? La meg vise et konkret eksempel fra St. Olavs Hospital og Helseplattformen. Når en pasient skrives ut og sengestatusen endres i pasientsystemet, skjer følgende automatisk:

1. En digital melding sendes automatisk til den ansvarlige renholderen om at sengen for den ene pasienten må klargjøres så raskt som mulig.
2. Renholderen ser at rommet allerede står på dagsplanen for ordinært renhold, og at det vil være smart å kunne gjøre både flytterenholdet og resten av renholdsoppgavene på rommet samtidig.
3. Alle oppgavene gjøres med én gang. Renholderen tar både oppgavene tilknyttet flytterenholdet og de øvrige planlagte renholdsoppgavene i ett, altså ingen dobbeltarbeid.
4. Når renholderen kvitterer ut alle oppgavene, oppdateres sengestatusen automatisk, uten at noen andre trenger å sjekke eller kommunisere.

Resultatet? En reduksjon på opptil 50 prosent i tiden en seng står ledig mellom pasienter. I tillegg til at dobbeltarbeidet for renholderen reduseres vesentlig.

Tallene fra Oslo Legevakt

Oslo Legevakt er et godt eksempel på effekten av å bruke digitale verktøy for logistikk. I 2021, midt under covid-perioden, gjennomførte de 180 000 digitalt dokumenterte renholdsoppgaver. Av disse ble 12 000 oppgaver automatisk flyttet og omprioritert basert på sensordata, mens 6 000 ekstra oppgaver ble generert på bakgrunn av sensordata. Dette var kritiske smittehåndteringsoppgaver som ellers ikke ville blitt oppdaget i tide i den mest kritiske perioden under covid-pandemien.

Seksjonsleder ved administrasjonsavdelingen på Oslo Legevakt, Åshild Stenseth Kilstad, sier i vår dialog: «Uten de digitale løsningene som ble brukt under covid, hadde vi aldri kunne løse oppgavene på en så effektiv måte som vi gjorde.

Den digitale renholder som premiss

Den digitale renholderen er ikke bare en bruker av teknologi. Han eller hun er selve premisset for å utvikle behovsbasert, datadrevet og kvalitetssikret renhold.

Gjennom tilrettelegging av smarte verktøy som bygger på digitale plantegninger og visuelle flater som gjør arbeidsoppgavene konkrete, intuitive og målbare, skapes lavere brukerterskel og økt mestring, noe som er spesielt viktig.

I renholdsbransjen har ikke storparten av renholderne norsk som morsmål. Det setter store krav til hvordan arbeidsoppgaver kommuniseres på en forståelig måte. Visualisering og bruk av tegninger og ikoner er nødvendig for å effektivisere opplæring og legge grunnlaget for mestring.

Behovsbasert renhold setter krav til at renholderne må klare å gjøre effektive prioriteringer av innsats og forflytning for å kunne levere riktig renhold på rett sted til riktig tid. Med sanntidsdata fra sensorer, roboter og integrerte systemer som forteller hvilke rom som har vært i bruk og hvor mange som har vært I rommet, kan digitale renholdere få hjelp til å omprioritere og dokumentere egen leveranse.

Når dette deles transparent og i sanntid, kan både leder og oppdragsgiver få innsikt leveransen. Dette skaper trygghet for alle, og gir spesielt renholderen kontroll, mestring og trygghet på at teknologien støtter og ikke styrer.

Mindre dobbeltarbeid og økt jobbtilfredshet

Når renholdere får et verktøy som hjelper dem å prioritere basert på faktisk behov, opplever de større jobbtilfredshet. De slipper følelsen av å kaste bort tid på oppgaver som ikke haster mens kritiske oppgaver blir oversett.

I Sandefjord kommune, som har tatt i bruk digitale verktøy for renhold, viser deres årlige medarbeiderundersøkelse markant økning på parametere som mestringstro, autonomi og indre motivasjon.

Renholdslederen forteller om en ny type trygghet i hverdagen:

«Når jeg spør en renholder om hjelp til et nytt bygg de aldri har vært i før, får jeg gjerne et smil og et selvsikkert svar: 'Bare legg det inn på iPaden, så fikser jeg det.'»

Fire suksessfaktorer

Gjennom mange implementeringer har vi sett hva som skiller suksesshistoriene fra de mindre vellykkede prosjektene:

• Operativt eierskap. Det operative lederskapet må stå i front og eie både løsningsvalg og resultater. Tradisjonelt har tekniske avdelinger hatt stor innflytelse på hvilke systemer som velges, men når det gjelder renhold må de som skal levere resultatet også eie implementeringen.
  
  
• Verdien må være tydelig både overordnet i organisasjonen og hos brukerne. Uten dette blir løsningen sårbar.
  
  
• Digitale renholdere. Organisasjoner som allerede har digitale renholdere, finner det enklere å ta steget videre til behovsbasert drift. De har en digital forståelse som gjør det enklere å absorbere endringen.
  
  
• Rask synliggjøring av resultater. Presset på resultatoppnåelse er høyt, og tålmodigheten er liten. Evnen til å vise frem effekt gjennom data tidlig i prosessen er derfor avgjørende. Renholdsledere er ikke alltid trent i å dokumentere og kommunisere resultater, og her har vi som systemleverandør en viktig rolle.

Smart renhold - et enormt potensial

Renhold er kritisk for pasientflyt, smitteforebygging og driftssikkerhet. Når digitalisering gjøres riktig, skaper det målbar verdi og gjennomføringen av renholdet blir smart. Det gjør jobben for de som står tett på kjerneleveransen mer effektiv, samtidig som at selve renholdsleveransen får høyere presisjon og bedre flyt:

• Sykepleiere bruker opptil 30 prosent mindre tid på logistikkhåndtering.
• Senger står ledige halvparten så lenge.
• Renholdere unngår dobbeltarbeid og opplever at arbeidsdagen gir mer mening.

Med en aldrende befolkning og færre i arbeidsfør alder kan vi ikke fortsette å kutte i renholdsfrekvenser. Vi må jobbe smartere. Det enorme potensialet ligger i å flytte renhold fra en støttefunksjon til det det burde være: En strategisk ressurs som aktivt bidrar til kjerneoppdraget – å behandle pasienter.