FM-system i drift: Slik sikrer du at det skaper verdi

Måneder går med til markedsundersøkelser, RFI-er og anbudsprosesser. Så signeres kontrakten, og oppfølgingen stopper. Akkurat når verdiskapingen skulle begynne. 

Dette er del 2 i en serie om FM-systemer og digital fasilitetsstyring. Del 1 finner du her -> FM-system: 4 feil du må unngå før anskaffelsen. 

I forrige artikkel delte jeg fire ting å tenke på før FM-systemanbudet skrives. Men den virkelige utfordringen begynner når kontrakten er signert og systemet skal tas i bruk. Det gjelder uansett om dere har valgt ett helhetlig FM-system eller en kombinasjon av spesialiserte løsninger for ulike fagområder som renhold, vedlikehold og energi. 

La meg dele tre grep som skiller vellykkede implementeringer fra kostbare feilkjøp.

1. Sjekk om organisasjonen er klar for FM-systemet 

Før dere starter implementering, still dere selv disse spørsmålene: 

• Har ledelsen forpliktet seg til å bruke dataene? 
  Det hjelper ikke med datafangst hvis ingen analyserer og handler på innsikten. Noen i ledergruppen må eie oppfølgingen. 
  

• Er det kapasitet til endring? 
  De første 12 månedene etter oppstart er kritiske. Organisasjonen må tåle at folk bruker tid på læring og prosessforbedring. 
  

• Har dere kultur for kontinuerlig forbedring? 
  Et FM-system er ikke «ferdig» når det er installert. Suksess krever at dere lærer, justerer og forbedrer underveis. 
  

• Er både innkjøp og fag med på laget? 
  Hvis fagavdelingen ikke har vært med på å definere behovet, men bare får systemet i fanget, vil eierskapet mangle. 

Tips: Hvis dere er usikre på flere av disse punktene, vurder om organisasjonen virkelig er klar. Det er bedre å ta seg tid til å bygge forutsetningene først, enn å starte en prosess som ender med at systemet ikke tas i bruk. 

Når organisasjonen er klar, handler suksess om fire konkrete grep gjennom implementeringen:

2. Fire grep som sikrer verdi av FM-systemet i driftsfasen

De mest vellykkede implementeringene vi har vært del av, har fire fellestrekk: 

1. Definer målbar suksess fra dag én

Ikke sett vage mål som «bedre oversikt», men konkrete KPI-er som kan måles: «Redusere tid brukt på kontroll med 20 %», «Øke brukertilfredshet til 4.2/5», «Spare 20 timer per måned på planlegging». Disse KPI-ene må være definert FØR implementeringen starter. 

2. Gi noen ansvaret

Noen må ha både kapasitet og mandat til å følge opp implementeringen. Noen organisasjoner setter av en dedikert ressurs, andre bruker en prosjektgruppe. 

3. Bruk leverandøren som sparringspartner

Valg av leverandør er like viktig som valg av system. En partner med inngående forståelse av faget, standarder og bransjeprosesser, og som tilbyr åpne integrasjoner mot andre løsninger, er kritisk for suksess. 

Etabler faste evalueringsmøter etter oppstart der dere sammen går gjennom KPI-er og justerer underveis. Bransjepraksis anbefaler typisk en innledende vurdering etter 1-2 måneder, en omfattende gjennomgang ved 3-6 måneder, og en oppfølgingsevaluering ved 12 måneder. Leverandøren skal være med som rådgiver, ikke bare som systemleverandør. 

En slik samarbeidsmodell legger grunnlaget for å realisere gevinster på tvers av fagområder, fra renhold til eiendomsdrift. 

4. La de som bruker systemet eie det

Systemet «eies» ikke av innkjøp. De som skal bruke det daglig, må være involvert i oppfølgingen. Et godt system er verdiløst hvis ingen bruker det. Dette gjelder særlig innen renhold, hvor systemet må støtte arbeidsflyten i praksis. Hvis renholderne ikke tar det i bruk i hverdagen, faller hele verdien bort. 

Men selv med gode intensjoner og solid oppfølging, ser vi de samme feilene gjenta seg:

3. De to dyreste feilene å unngå

Gjennom årene har vi sett disse tre feilene koste organisasjoner dyrt: 

1. Man digitaliserer for å digitalisere

De som kjøper en løsning bare for å kunne si at de har digitalisert seg vil mislykkes. De bruker penger uten å hente ut effekt. Det som gjør dette ekstra dyrt er: Organisasjonen lever ofte med feilkjøpet i flere år før man tør å starte en ny anbudsprosess, bundet av både kontrakter og frykt for å innrømme feil. 

2. Oppfølgingen stopper vedkontraktsignering

Dette er kanskje den vanligste feilen: Måneder med arbeid kulminerer i kontraktsignering. Man feirer. Og så stopper den systematiske oppfølgingen. Men det er jo akkurat da verdiskapingen skulle begynne! 

Når innkjøp kobler seg av etter kontraktsignering, og fag skal overta et system de ikke har vært med på å definere, oppstår et kritisk problem: De vet ikke hvorfor man kjøpte eller hva man faktisk kjøpte. Uten definerte KPI-er og systematisk oppfølging i drift, klarer man ikke å verifisere at man faktisk får det man betalte for. 

Man oppdager problemet for sent, og da er det dyrt å snu. 

Det som er felles for disse feilene: De handler ikke om teknologi, men om prosess og eierskap. 

Oppsummert: Tre grep som sikrer verdi i FM-arbeidet

Å digitalisere fasilitetsstyringen er ikke et prosjekt med en sluttdato. Det er en kontinuerlig reise der systemet er et verktøy, men menneskene og prosessene er det som skaper verdien. 

De organisasjonene som lykkes best, er ikke nødvendigvis de som har det dyreste eller mest avanserte systemet. Det er de som har: 

1. Sjekket at organisasjonen er klar før de starter 
2. Sikret systematisk oppfølging gjennom hele implementeringen 
3. Unngått de klassiske feilene ved å lære av andres erfaringer 

Står dere overfor en FM-implementering? Begynn med spørsmålene i punkt 1. Hvis dere er usikre på flere av dem, bygg forutsetningene først. 

Tiden etter kontraktssignering avgjør om dere har gjort en god investering, eller bare kjøpt et system som havner i den digitale skuffen. 

Valget er deres. 

I neste artikkel ser vi på et viktig strategisk valg som bør tas før anskaffelsen. Nemlig hvorfor stadig flere virksomheter velger en best of breed-strategi fremfor ett stort mastodont FM-system, og hvordan det påvirker både fleksibilitet, integrasjoner og verdiskaping.

FAQ – ofte stilte spørsmål om vellykket implementering av FM-systemer

Hva gjør vi hvis FM-systemet ikke tas i bruk på tiltenkt måte? 
Start med å finne ut av hvorfor. Er det manglende eierskap, manglende opplæring eller uklare mål? Identifiser årsaken og involver sluttbrukerne i løsningen. 

Hvor ofte bør vi evaluere verdien av FM-systemet vårt? 
Minst tre ganger det første året: etter 1–2 måneder, etter 3–6 måneder, og etter 12 måneder. Bruk KPI-er som grunnlag for evaluering. 

Hvem bør ha ansvaret for oppfølgingen? 
En person eller gruppe med mandat og kapasitet. Det kan være en dedikert ressurs eller en prosjektgruppe med tydelig ansvar. 

Hvordan vet vi om vi har realisert faktiske gevinster? 
Gevinster måles i konkrete KPI-er, som tid spart, høyere brukertilfredshet eller kostnadsbesparelser.