Digital endringsledelse i renholdsbransjen: Hvordan lykkes?

I mange år drev vi renhold i Sandefjord kommune på den analoge måten, med permer, kladdeark og lister som hang rundt i bøttekottene. Hva renholdet egentlig kostet hadde vi ikke oversikt over  – annet enn det som til slutt sto igjen i regnskapet som lønnskostnad. Da vi i 2022 fikk et betydelig innsparingskrav, ble vi tvunget til å ta kontroll. Det ble starten på en reise inn i digital endringsledelse som har lært oss mer enn noe kurs eller lederbok kunne gjort. 

Hvordan spare seks millioner i året på renholdsbudsjettet? 

Vi var egentlig tidlig ute med å ta i bruk digitale verktøy for renholdsplanlegging. I 2018 anskaffet vi CleanPilot – men jobbet fremdeles etter gammel vane og hentet ikke ut det fulle potensialet. 

Ergo var vi heller ikke særlig fornøyde. Men da kravet om å spare seks millioner ble lagt på bordet måtte vi erkjenne at problemet ikke lå i teknologien, men i hvordan vi brukte den.   

Som ganske nyansatt avdelingsleder i Miljørenhold, fikk jeg frigjort tid til å lede prosjektet. Vi startet nesten helt på nytt, som var helt nødvendig, men også ganske skjellsettende. 

Den største skepsisen kom faktisk ikke fra renholderne, men fra ledergruppa:  

«Hva om det ikke virker?»  
«Hva om vi mister kontrollen?»  

Noen gikk nesten i frø. Som den teknologioptimisten jeg er, må jeg innrømme at jeg i min iver stresset noen av dem rundt meg.  

Etter hvert lærte vi å gi hverandre tid, tilføre kompetanse og slik skape trygghet rundt prosessen og beslutningen vi hadde tatt om å gjennomføre en digital transformasjon av renholdet i kommunen.  

Medvirkning fra medarbeidere en viktig suksessfaktor  

I 2023 relanserte vi CleanPilot i kommunen.  

Alle renholderne, inkludert vikarer, ble utstyrt med iPad, og vi brukte tid på å forklare hvorfor det var viktig å bruke systemet riktig – både for deres egen del og for avdelingen.  

Det handlet om mer effektivt renhold, bedre oversikt og dokumentasjon, og ikke minst: renholdere som kunne jobbe mer selvstendig og ta styring over egen arbeidsdag. 

Grunnen til at vi lyktes, tror jeg først og fremst handler om at vi tidlig bestemte oss for ekte medvirkning. Vi informerte ikke bare i etterkant – vi lyttet, diskuterte og fant løsninger sammen med de ansatte.  

Det skapte både stolthet og eierskap, og for meg er det en av de viktigste forutsetningene for å lykkes med endring i en organisasjon. 

Hva fikk vi igjen? 

Vi hadde fått beskjed om å kutte seks millioner kroner i renholdsavdelingen – noe som i praksis betydde å redusere lønnskostnader. Vi klarte nesten åtte millioner. Og det uten å måtte si opp folk. Faktisk endte vi opp med å øke stillingsbrøker, redusere deltid og få ned sykefraværet. 

Men det viktigste resultatet for meg er det menneskelige: Mestringstro, autonomi og indre motivasjon – alt målt med vår årlige 10-faktor-undersøkelse – flere parametere gikk markant opp. Det viser at vi ikke bare har fått et bedre system, men at vi har fått tryggere og stoltere medarbeidere. 

Vi opplever at CleanPilot gir oss en ny type trygghet i hverdagen. Når jeg spør en renholder om hjelp til et nytt bygg de aldri har vært i før, får jeg gjerne et smil og et selvsikkert svar: «Bare legg det inn på iPaden, så fikser jeg det.» Den holdningen ser jeg at de vokser på – og det er en glede å se. 

Den samme tryggheten gjelder også organisasjonen som helhet. Når vi nå bygger en ny skole som skal være ferdig i 2026, har vi allerede oversikt ned til minste detalj: hva renholdet vil koste per time, hvilke arealer robotene kan ta, hvor vi kan bruke sensorer – og hvordan vi kan planlegge driften fra dag én.  

Det gir forutsigbarhet for meg som leder, og trygghet både for økonomisjefen og eiendomssjefen. 

Endring tar aldri slutt – og bra er det 

Noen spør meg av og til om fremtiden i renholdsbransjen. Mange bekymrer seg for at robotisering og digitale verktøy vil føre til færre arbeidsplasser.  

Men historien forteller oss noe annet: Hver eneste gang samfunnet har gått gjennom store teknologiske revolusjoner – som den industrielle revolusjonen på 1800-tallet – har vi faktisk endt opp med flere arbeidsplasser og flere muligheter. 

Jobbene våre forsvinner ikke, men de blir annerledes. Hos oss ser vi allerede nå at renholderne ikke bare utfører renhold, men også lærer seg vedlikehold og drift av roboter og digitale systemer.  

Hvis det er én ting som er helt sikkert, så er det at endring aldri vil ta slutt. Nettopp derfor blir det så viktig med endringskompetanse. Evnen til å lære, avlære og lære på nytt er vår viktigste ressurs i fremtidens arbeidsliv. 

Tre konkrete råd til deg som vil lykkes med digital endringsledelse: 

1. Gi folk det de trenger for å lykkes. 
   Det hjelper ikke med nye verktøy hvis du ikke setter av tid, rom og ressurser til å bruke dem riktig. Det handler om å rigge for læring og mestring – ikke bare installere teknologi. 
   
2. Involver folk i stedet for å diktere.
   Involver medarbeiderne i veivalgene, del usikkerhet og lytt oppriktig til deres meninger. Du får ikke bare bedre løsninger – du får eierskap og stolthet med på kjøpet. 
   
3. Hold ut – og juster kursen underveis.
   Digital endring skjer ikke over natten. Det tar tid å endre vaner, lære nye systemer og få alle med. Noen ting vil ikke fungere på første forsøk – da må du være villig til å justere underveis i stedet for å gi opp. 

Digital endringsledelse handler om mennesker 

Det viktigste jeg har lært, er at digital endringsledelse ikke først og fremst handler om teknologi – det handler om kultur. Om å bygge et arbeidsmiljø der folk får vokse, ta ansvar og bruke hodet, ikke bare følge en plan. Når vi får det til, skaper vi ikke bare bedre drift. Vi skaper stolthet, og en organisasjon som tåler neste endring. Før den kommer. 

Vil du høre mer?

Vil du høre mer om hvordan vi jobbet - og hvordan vi fikk det til? Se hele foredraget til Stian fra Bygg Ren Verdi 2025 her.